Agiles Arbeiten mit Scrum bei Wienerberger

Um Verbesserungspotenziale identifizieren zu können, wurden im ersten Schritt Randbedingungen in einem Prozessworkshop visuell erarbeitet. Im Workshop vertreten waren der Business und Product Owner, ein Scrum Master und das Management. Darauf aufbauend wurde der Prozess in verschiedene Phasen unterteilt und Anpassungen an der toolseitigen Unterstützung in Jira und Confluence besprochen.

Der Gesamtprozess wurde in folgende Phasen eingeteilt: Business und Technisches Refinement, Entwicklung sowie Test und Deployment. Insbesondere die Schaffung von getrennten Backlogs für das Refinement stellte ein Schritt zu mehr Effizienz dar. Das Ergebnis: Das Business Refinement dient jetzt der frühzeitigen Beurteilung neuer Themen durch die Business Owner. Dabei geht es vor allem um die Vor-Qualifizierung von Nutzen und Aufwand. Stories können hier abgelehnt werden, sollte sich abzeichnen, dass sie als „zu teuer“ oder „zu unwichtig“ beurteilt werden könnten. Alle nicht abgelehnten anderen Stories gehen weiter an das Entwicklungsteam, zum „technischen Refinement“ und später in die Entwicklung.

Im Rahmen der Prozessanpassungen wurden klare Phasen für Business und Product Owner sowie für das Entwicklungsteam definiert. Für das Management der Aufgaben werden nun Jira Kanban- und Scrum Boards von den verantwortlichen Teams eingesetzt.

Die Transparenz der Priorisierung wurde mit dem Einführen der WSJF-Methode (“Weighted Shortest Job First”) geschaffen. Damit schätzen Business Owner Änderungswünsche hinsichtlich „Business Value”, „Time Criticality”, „Risk Reduction” ab und setzen es ins Verhältnis zur „Job Size”. Der so ermittelte Wert stellt eine wertvolle Hilfestellung bei der Priorisierung dar und gibt dem Product Owner und dem Entwicklungsteam mehr Verständnis über den Grund der gewählten Priorität.

Unterstützt wird der Prozess in Jira durch eine Dokumentation in Confluence. Inhaltliche Details, Besprechungsnotizen zu den Aufgaben und Change Requests sind auf einem Blick im Jira-Vorgang sichtbar und können einfach eingesehen werden.

Die Umsetzung des Prozesses erfolgte zunächst nur für das lokal arbeitende IT-Team. Der internationale Rollout erfolgte dann in zwei Schritten: ein Kernteam aus wenigen Key Usern wurde in dem neuen Prozess und dem Arbeiten mit Jira und Confluence trainiert. Rückmeldungen wurden iterativ in Jira und in der Prozessdefinition aufgenommen und umgesetzt. Erst danach wurde der Prozess auf sämtliche Standorte bei Wienerberger weltweit ausgerollt. Mit vollem Erfolg: Die neue, optimierte und agile Arbeitsweise wurde von allen Mitarbeitern angenommen, weil Transparenz geschaffen wurde. Key User verstehen jetzt besser, wann ihre Change Requests bearbeitet werden und das Entwicklungsteam bekommt jetzt eine klarere Priorisierung seiner Aufgaben. Der Prozess für das SAP CRM-Team wird derzeit auf weitere SAP-Entwicklungsteams ausgerollt. Dabei wird Wienerberger von der catworkx GmbH in Österreich unterstützt.