thyssenkrupp Marine Systems – Überführung von Atlassian-Tools aus der Schatten-IT in den ITIL-IT-Betrieb

Bei der Umsetzung wurde ITIL V3* als IT-Prozessstandard über die gesamte IT definiert. Um interne Prozesse unternehmensweit auf ITIL-Basis bereitstellen zu können, war eine Skalierung von 500 auf über 2000 Lizenzen für Jira Software und Confluence notwendig. Um die Atlassian-Produkte selbst aus der Schatten-IT in einen ITIL-konformen Betrieb zu überführen, dienten Jira Software und Confluence als Plattform. „Der hohe Funktionsumfang der Atlassian-Tools ermöglichte eine erstklassige digitale Abbildung vieler unserer Prozesse“, sagt Tobias Dieckmann.

Zum Projektstart wurden die Anforderungen des IT-Fachbereichs in Zusammenarbeit mit catworkx innerhalb eines Betriebkonzeptes zusammengefasst und dokumentiert. Budget, Teamaufstellung, Zeitrahmen und Verantwortlichkeiten konnten darin klar definiert werden. Um Vorgehens- und Ergebnisziele im Projekt strategisch auszuarbeiten, nutzte thyssenkrupp Marine Systems die IPMA (Importance-Performance-Map-Analysis)-Methode. Definiert wurde das Projekt anhand folgender sieben Säulen: Infrastruktur, Betriebsprozesse, Rechte & Rollen, Schnittstellen, App- Konfiguration, Support und Endanwender.

catworkx und thyssenkrupp Marine Systems verbindet mittlerweile eine langjährige Partnerschaft. Das catworkx-Team unterstützte thyssenkrupp Marine Systems dabei, die Ergebnisse zu strukturieren und maßgebliche Entscheidungen herzuleiten:
Sharepoint wurde weiter als zentrales Dokumenten-Managementsystem für Teamfragen eingesetzt, während mit Confluence der Kollaborationsgehalt im Team gesteigert und das Projektmanagement auf zeitlicher und qualitativer Achse verbessert werden konnte. Mit den Atlassian-Produkten ließen sich auch Wissensmanagement, Aufgabensteuerung, Entwicklungsprozesse sowie weitere Fachbereiche nachhaltig gestalten. Um den Vorgaben des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) gerecht zu werden, wurde darüber hinaus ein eigenes Rechte- und Rollenkonzept eingeführt. Nachdem für alle Standorte einheitlich geregelt wurde, welche Funktionen mit den Tools unterstützt werden, wurde das Lizenz-Upgrade durchgeführt.

Auch der Support der Atlassian-Produkte wurde in der neuen ITM-Struktur klar geregelt. Um relevante Fachbereiche in den ITIL-basierten Betrieb zu integrieren, war vorab die Einführung eines zentralen IT-Ansprechpartners pro Fachbereich eine wichtige Maßnahme. Innerhalb der Plan-Phase wurden alle Anforderungen des Fachbereichs aufgenommen, abgebildet und priorisiert.

Abgeschlossene Projekte wurden in den ITIL V3*-konformen Betrieb an den Supply überführt. Ausgelagerte Servicevorgänge wurden über eine Schnittstelle von Topdesk zu Jira synchronisiert. Requests konnten so zentral abgebildet, gesteuert und überwacht werden. Die Atlassian-Produkte integrierten sich damit nahtlos in die bestehende Anwendungslandschaft.

Auch die Frage nach der internen Software-Entwicklung wurde einheitlich gelöst: Von SAP über die Siemens Teamcenter bis Individualanwendungen arbeiten alle Abteilungen entsprechende Aufträge in Jira und Confluence ab. Ein weiteres Thema war die Datenmigration von unterschiedlichen Jira-Installationen in die neue zentrale Jira-Instanz. Auch bei diesem Vorhaben, hat catworkx thyssenkrupp Marine Systems unterstützt und die Daten erfolgreich überführt. Durch ITIL-Schulungen konnte ein einheitlicher IT-Servicegedanke zwischen Mitarbeitern und Partnern wie catworkx, etabliert werden.

Der unternehmensweite Zugriff auf ITIL-konforme Prozessgestaltung ermöglicht ein transparentes und optimiertes Vorgehen. Durch den Servicevertrag mit catworkx wurden ebenfalls Betriebskosten, der interne Workload und Support optimiert, da viele Leistungen ausgelagert werden konnten. catworkx unterstützt thyssenkrupp Marine Systems bis heute in Betriebsfragen ebenso wie bei der Umsetzung und Optimierung unterschiedlicher Prozesse aus verschiedensten Fachbereichen.