HSE24 – Jira Software als Steuerungstool in der Creation-Produktion

Mit seinen TV-Programmen erreicht der Münchener Sender HSE24 über 44 Millionen Haushalte. Für die attraktive Programmgestaltung entwickelt die Creation-Produktion des Senders umfangreiche Kampagnen, die unterschiedliche Teams mit variierenden Arbeitsprozessen ausführen.

Für das Auftragsmanagement und die Steuerung dieser Teams war der Omnichannel-Retailer auf der Suche nach einem Tool, durch das diese Aufgaben transparent abgebildet und gesteuert werden können. Die Lösung von catworkx: Der Einsatz von Jira Software.

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• Qualifizierung und Klassifizierung von Aufträgen.
• Ressourcen- und (einfache) Budgetplanung mit Hinblick auf einen festen Fertigstellungstermin.
• Nutzung von Template und Automatismen für unterschiedliche Auftragsgrößen.
• Start von Unteraufträgen erst nach Fertigstellung von Vorgängern.
• Automatische Terminierung der einzelnen Unteraufträge.
• Standardisierte Suchanfragen für die Auswertung und die Nutzung auf Dashboards.

• Jira Software

• Die Creation-Abteilung kann Aufträge in Jira transparent bearbeiten, verfolgen und analysieren.
• Eine effiziente Nutzung der Ressourcen.
• Der Status von Aufträgen ist jederzeit nachvollziehbar.
• Die Workflows können nach den Anforderungen der Teams gestaltet werden.

Für den Bereich Creation war HSE24 auf der Suche nach einem Anforderungs- und Steuerungs-Tool, in dem Aufträge an die Abteilung sowie die damit verbundenen Ressourcen, Budgets und Teams transparent abgebildet werden können. Die Abteilung umfasst insgesamt neun Teams, die an unterschiedlichen Aufgaben arbeiten. So entwirft zum Beispiel das Design-Team das Layout einer Kampagne für eine neue Marke, das Text-Team erstellt die Produktbeschreibungen und das Set Design-Team ist verantwortlich für den Look und den Aufbau der Kulissen und Requisiten im TV-Studio. Koordiniert werden die Teams und ihre Aufgaben, die je nach Projekt in Abhängigkeit zueinanderstehen können, durch die Content Project Manager (CPM). Die Ausgangssituation im Anforderungsmanagement beschreibt Katrin Hürter, Business Development Manger Creation, Design & Production, so: “Die Aufträge an die Creation-Abteilung kamen über unterschiedliche Wege in die Teams: Als Terminvorgabe, als E-Mail oder als mündliche Anfrage.” Die Folge: Es war nur noch schwer nachvollziehbar, wer an welchem Projekt arbeitete und welche Unteraufträge ein Hauptauftrag umfasste.

Da HSE24 Jira Software der Herstellers Atlassian bereits in der IT-Abteilung und rudimentär in der Creation-Produktion einsetzte, überlegte man, das klassische Tasktracking-Tool auch für das Anforderungsmanagement und die Prozesssteuerung in der Creation-Produktion einzusetzen. Zusammen mit catworkx erarbeitete HSE24 in einem Workshop die Anforderungen und die Ideen zur Umsetzung. “Wichtig war für uns unter anderem, dass die Abhängigkeiten der Aufträge in dem Steuerungstool abgebildet werden. Manche Aufgaben können erst bearbeitet werden, wenn bestimmte Vorarbeiten aus einem anderen Team geleistet wurden”, erklärt Katrin Hürter. Des Weiteren sollte es möglich sein, Unteraufgaben automatisch zu terminieren sowie standardisierte Suchanfragen für die Auswertung auf den Dashboards zu erstellen.

Für die Umsetzung entwickelte catworkx Prototypen zu ausgewählten Anwendungsfällen (Use Cases), die dann auf ihre Eignung im regulären Arbeitsprozess in den einzelnen Teams geprüft wurden. Mit einer kundenspezifisch angepassten Variante von Jira Software ist es nun möglich, dass bei einem Hauptauftrag alle dazugehörigen Unteraufträge zugeordnet sind.