Integrated Project and User Portal (IPUP): Transparente und flexible Verwaltung von Projekten und Usern in großen Umgebungen

Entwicklungsabteilungen in großen Unternehmen führen oft ein Eigenleben in Hinsicht auf die Software, die sie für ihr Application Lifecycle Management (ALM) einsetzen. Das birgt Gefahren: Gerade in diesen Abteilungen, in denen es häufig um sensible Daten geht, sollten Transparenz und Nachvollziehbarkeit eigentlich oberstes Gebot sein. Verantwortliche müssen in der Lage sein, jederzeit zu überprüfen, welche Benutzer mit welchen Tools an welchen Projekten arbeiten. Vor dieser Herausforderung stand auch ein weltweit tätiger Hersteller von Automobilzubehör. Der langjährige Atlassian-Partner catworkx entwickelte für dieses Unternehmen ein Tool, mit dem Projekte nebst Zuordnung ihrer beteiligten Benutzer weitgehend automatisiert eingerichtet (provisioniert) werden: das Integrated Project and User Portal (IPUP).

Während Standardsoftware, wie zum Beispiel gängige MS Office-Programme oder SAP, in großen Unternehmen und Konzernen häufig zentral verwaltet wird, liegt die Hoheit über Software, die in den Entwicklungsabteilungen zum Einsatz kommt, oft bei den jeweiligen Abteilungen selbst. So wird etwa die Installation und Pflege von Atlassian-Tools wie Jira, Confluence oder Bitbucket von den Entwicklern in Eigenverantwortung durchgeführt. Bei Konzernen, die über mehrere Hundert Entwicklungsabteilungen in ihren unterschiedlichen Geschäftseinheiten verfügen, führt dies zwangsläufig zu einer hohen Intransparenz. Nur mühselig und zeitaufwendig ist nachvollziehbar, in welcher Abteilung welche Software für das Application Lifecycle Management (ALM) eingesetzt wird und welche Benutzer für welches Projekt mit welchen Berechtigungen arbeiten.

Für die Lösung dieser komplexen und umfänglichen Anforderungen entwickelte catworkx das Integrated Project and User Portal (IPUP). Dieses Portal besteht aus einem Jira Service Desk mit einer integrierten Configuration Management Database (CMDB), für die die App “Insight Asset Management for Jira” (vorm. Riada, jetzt Atlassian) zum Einsatz kommt. In ihr werden die Objekte, die durch die Änderungsanforderungen betroffen sind, abgebildet und hinterlegt. Als Objekte versteht man hier die zu verwaltenden Projekte in ihren jeweiligen Geschäftseinheiten, die in den jeweiligen Projekten eingesetzt werden und die jeweiligen Benutzer mit denen ihnen zugeordneten Rollen. Die komplexen Relationen der einzelnen Objekte – Geschäftseinheit, Projekte, Benutzer und Tools – und ihre möglichen Veränderungen werden hier Anfragen, die über das Jira Service Desk gestellt werden können, sind zum Beispiel das Hinzufügen oder das Entfernen eines Benutzers sein oder das Anlegen eines Projektes.

Der besondere Clou: Bei den im Unternehmen eingesetzten Atlassian-Anwendungen ermöglicht es IPUP, automatisiert einen Workflow zu starten. Wird zum Beispiel ein neuer Benutzer angelegt, so wird er automatisiert zu den seiner Rolle entsprechenden Projekten und Berechtigungen zugeordnet. Eine manuelle Zuordnung entfällt – was Zeit spart und Fehler vermindert. Auch die Provisionierung von neuen Projekten ist durch die Anforderung über das erweiterte Jira Service Desk möglich. Bereits konfektionierte ALM-Tools können so schnell und einfach bereitgestellt werden – zugeschnitten auf die Ansprüche der jeweiligen Abteilung.

Die als Pilotprojekt für eine Geschäftseinheit des Unternehmens gestartete Entwicklung des Integrated Project and User Portals (IPUP) legt den Grundstein für ein umfängliches Change-Management-Tool, bei dem mit einem Jira Service Management in Kombination mit der App “Insight Asset Management for Jira” eine transparente und zeitsparende Verwaltung von ALM-Umgebungen ermöglicht wird. IPUP bietet den verantwortlichen Administratoren einen vollständigen Überblick über alle eingesetzten Tools bei den jeweiligen Projekten mit den dazugehörigen Benutzern. Jederzeit ist ein aktuelles Reporting abrufbar, das in Echtzeit alle Tools, Projekte und Benutzer anzeigt.

Durch die Automatisierung von Workflows werden zudem die Rollen in den einzelnen Projekten zeitsparend verwaltet. Für ein Projekt wird definiert, welche Rollen notwendig sind und welche Rollen welchen Benutzern zugewiesen werden. Ein weiterer Pluspunkt: Durch die eingebauten Schnittstellen sorgt IPUP für eine hohe Operabilität in hybriden IT-Umgebungen.