Neues Service Portal für effektives Arbeiten

95 Studios von zweitgrößtem Fitnessanbieter Deutschlands profitieren künftig von modernem und benutzerfreundlichem Service Portal.

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Wer eine optimale Zusammenarbeit zwischen Kunden, Mitarbeitenden und Dienstleistern ermöglichen möchte, greift auf ein zentrales und funktionsfähiges Service Portal zurück. TIMETOACT implementiert für FitX mit Jira Service Management ein neues Service Portal und löst damit das ehemalige System in kurzer Zeit ab. Mit dem modernen und benutzerfreundlichen Atlassian-Tool können künftig in allen 95 Fitnessstudios Probleme, Störungen und Schäden einfach gemeldet und gezielt bearbeitet werden. Durch die Migration in die Cloud geht das Fitnessunternehmen den nächsten Schritt seiner konsequenten Digitalstrategie.

Ausgangssituation:

Veraltetes Tool für Service Management im Einsatz
Anforderung konnten nicht mehr abgebildet werden

Kernanforderung:

Implementierung eines neuen benutzerfreundlichen Service Portals mit modernem Layout zur effektiven Ticketbearbeitung

Durchführung:

Jira Service Management von Atlassian als neues Service Portal
Workshops zu Ermittlung aller Funktionalitäten
Konfiguration und individuelle Anpassungen
Umsetzung des Service Portals in der Atlassian Cloud

Mehrwert:

Asset Management zur Abbildung des Kategoriebaums
Benutzerfreundlichkeit durch modernes Layout und Optimierung für mobile Endgeräte
Transparenz der Verantwortlichkeiten
Effektive Ticketbearbeitung

Extrem beeindruckend, wie fit die TIMETOACT bezüglich der fachlichen Umsetzung ist. Wir hatten das Gefühl sehr gut betreut zu sein, da die Berater genau wussten, was sie tun. Wir konnten uns zu jeder Zeit darauf verlassen, dass alles sauber gebaut und umgesetzt wird.

Tina Wichmann Team Lead Application Management FitX

Bedarf nach einem Cloud-basierten Service Portal

Effektives Service Management zeichnet sich durch optimierte IT-Prozesse und effiziente Arbeitsabläufe aus. Das dafür eingesetzte Service Portal soll Mitarbeitenden dabei helfen die Zusammenarbeit zu verbessern und schnell auf gemeldete Probleme zu reagieren. FitX, Deutschlands zweitgrößter Fitnessanbieter, hatte dafür ein Tool im Einsatz, das den gewachsenen Anforderungen von inzwischen 95 Studios nicht mehr gerecht werden konnte. Studioweite Problem-, Störungs- und Schadensmeldungen an Fitnessgeräten oder dem Studiogebäude werden in der Zentrale von mehreren Teams bearbeitet. Um auch für die Zukunft eine gute Übersichtlichkeit und leichte Bedienbarkeit zu gewährleisten, wurde ein neues Service Portal zur effizienten Erstellung und Bearbeitung von Tickets benötigt – denn weitere Standorte sind bereits in Planung.

Die Kernanforderungen sollten sich auf die wichtigsten Punkte beschränken, damit kaum Customizing notwendig ist und das Tool so für spätere Anforderungen und die weitere Expansion des Unternehmens skalierbar bleibt.

Kernanforderung:
Die Kernanforderung im Projekt war, ein neues Service Portal mit modernem Layout zu implementieren, das eine benutzerfreundliche und intuitive Bedienung ermöglicht, Workflows und Benachrichtigungen einfach steuerbar macht und sowohl mobil- als auch offlinefähig ist. Das Tool sollte in der Lage sein den bestehenden Kategoriebaum abzubilden, um die Rahmenbedingungen so genau wie möglich zu erfassen und Zuständigkeiten zuzuordnen. Zentral war zudem die Migration in die Cloud.

Wir entschieden uns für eine Zusammenarbeit mit der TIMETOACT, da sie uns mit der vorgestellten Demo, dem konkreten Projektplan und der fachlichen Beratung überzeugt hat – und wir sind sehr glücklich mit dieser Entscheidung.

Tina Wichmann Team Lead Application Management FitX

Individuelle Konfiguration von Jira Service Management in der Atlassian Cloud

Als neues Service Portal entschied sich FitX für Jira Service Management, das als Ticketsystem von Atlassian speziell für Service Teams entwickelt wurde, um Arbeitsabläufe zu optimieren. Das Fitnessunternehmen hat bereits Jira Software und Confluence von Atlassian im Einsatz, daher ließ sich das neue Service Portal sinnvoll in die bestehende Toollandschaft integrieren.

Einstiegsseite des Service Portals bei FitX

Mitte August 2021 wurde TIMETOACT für die Konfiguration eines anforderungsgerechten Service Portals und damit für die Integration von Jira Service Management beauftragt. Ausgangspunkt bildeten umfassende Workshops, um einerseits die Funktionalitäten des aktuellen Tools zu ermitteln und um andererseits die individuellen Anforderungen des Fitnesstudios aufzunehmen. Auf Grundlage dessen wurde Jira Service Management umkonfiguriert und an die Bedürfnisse von FitX angepasst.

Die Umsetzung des Service Portals in der Atlassian Cloud erforderte keine administrativen Tätigkeiten durch die Experten der TIMETOACT, sondern beschränkte sich vor allem auf die Konfiguration des neuen Tools. Daher konnte das Projekt schnell und planmäßig Anfang Oktober 2021 zum Abschluss gebracht werden.

Einsatz eines funktionsfähigen Service Portals studioweit

Die definierten technischen und fachlichen Ziele konnten im Projekt vollumfänglich umgesetzt werden. Dem Fitnessunternehmen steht mit Jira Service Management nun in allen Studios ein modernes Service Portal zur Meldung und Bearbeitung von Problemen und Störungen zur Verfügung:

Asset Management im Kategoriebaum
Die Nutzung der Jira Service Management Premium Cloud erlaubt anhand von Insights die Verwaltung eines Asset Managements. Darüber hinaus ist es möglich den komplexen Kategoriebaum der Fitnessstudios abzubilden und damit relevante Informationen in den Formularen abzufragen und zu speichern. Bspw. kann bei einer Schadensmeldung der genaue Standort, Studio, Etage, Raum und Gerät ausgewählt werden.
Benutzerfreundlichkeit:
Durch implementierte Quality of Life Features – beispielsweise ein modernes Layout und die Konfiguration auch für mobile Endgeräte – ist das neue Tool einfach und benutzerfreundlich zu bedienen.
Transparenz:
Das Service Portal sammelt alle erstellten Tickets und gibt zu jederzeit Auskunft über den Bearbeitungsstand und Verantwortlichkeiten. Aufgrund der Verknüpfung der relevanten Informationen durch das Asset Management ist eindeutig ersichtlich, welches Problem zu welchem Zeitpunkt in welchem Fitnessstudio vorliegt.
Effektive Bearbeitung:
Störungen gehen zwar wie zuvor in der Zentrale ein, jedoch werden diese nun automatisch mit allen notwendigen und verknüpften Informationen den entsprechenden Bearbeiterteams zugeordnet.

Das Projekt profitierte besonders von der sehr guten Zusammenarbeit mit dem Projektteam von FitX, das sehr schnell und kompetent in der Zuarbeitung war.

Arne Ralf Technical Lead Atlassian TIMETOACT

TIMETOACT künftig als Wartungs- und Betreuungspartner

Innerhalb von sechs Wochen wurde mit Jira Service Management ein neues Service Portal konfiguriert und implementiert sowie die Migration in die Cloud umgesetzt.

Ticketformular im Service Desk bei FitX

Optionale Ziele werden nun in einer weiteren Projektphase umgesetzt. Dazu zählt vor allem langfristig ein besseres Benachrichtigungssystem. Im Falle eines kritischen Ausfalls kann Opsgenie (ebenfalls in der Premium Cloud Version enthalten) im Rahmen des Incidentmanagements High Priority Vorfälle den richtigen Mitarbeitern über verschiedene Kommunikationskanäle melden oder diese sogar automatisiert eskalieren lassen. Grundsätzlich gilt es noch den Kategoriebaum auszubauen und weitere Anforderungen, die sich im Laufe des Projektes ergeben haben, umzusetzen.

Das Team von FitX wurde im Laufe des Projekts weitestgehend im Umgang mit Atlassian geschult, damit es künftig in der Lage ist Jira Service Management selbst zu betreuen. Trotzdem steht die TIMETOACT dem Fitnessunternehmen neben der Umsetzung der optionalen Ziele weiterhin als Wartungs- und Betreuungspartner für Fragen zur Seite.

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Eingesetzte Technologien:

FitX wurde 2009 in Essen gegründet. Seitdem ist das Fitnessunternehmen schnell gewachsen und inzwischen mit 95 Studios bundesweit vertreten. Dabei hat das Unternehmen eine klare Vision: For all of us – Fitness mithilfe eines transparenten Angebots für jeden zugänglich machen.

Referenz 08.08.22

Interdisziplinäre Zusammenarbeit bei C&A mit Atlassian

Zur Homogenisierung der Toolchain löste TIMETOACT für C&A Services GmbH &Co. KG zwei voneinander unabhängige Ticketsysteme durch die Atlassian-Produktpalette ab. Mit dem Schritt in die Enterprise Cloud setzt das Modehandelsunternehmen ein Ausrufezeichen in der abteilungs- und standortübergreifenden digitalen Zusammenarbeit.

Referenz 26.07.22

Cloud-Migration ermöglicht einwandfreien Customer Support

TIMETOACT migriert Jira- und Confluence-Instanzen der solvatio AG für eine reibungslose Kunden-Kommunikation.

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smartOPTIMO migriert seine Atlassian-Lösungen in die Cloud

smartOPTIMO GmbH & Co. KG berät Kunden zu intelligenten Energielösungen und unterstützt diese bei der Umsetzung. Jira wird als Ticketsystem und Confluence als Wiki sowie Kollaborationstool genutzt. Durch die Migration in die Cloud profitiert das Unternehmen insgesamt mit einer effizienteren Zusammenarbeit und einer sichereren Kommunikation.

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Integrated Project and User Portal (IPUP)

Transparente und flexible Verwaltung von Projekten und Usern in großen Umgebungen mit Jira Service Management: catworkx hat für einen Großkunden aus der Automobilbranche ein Tool entwickelt, mit dem Projekte nebst Zuordnung beteiligter Benutzer weitgehend automatisiert eingerichtet werden.

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Büchi Labortechnik AG: Erfolgreiche Migration in die Cloud

Das Schweizer Familienunternehmen Büchi ist weltweit führend in Labortechnologielösungen für Forschung und Entwicklung (F&E), Qualitätssicherung und Produktion. Durch den Einsatz von Atlassian-Produkten wie Jira Software und Jira Service Management kann das Unternehmen modernes Projektmanagement und effektiven IT-Support gewährleisten. Nach der Implementierung der Atlassian Suite entschied sich BÜCHI, mit der Unterstützung der catwork Schweiz, für die Migration in die Atlassian Cloud.

Jobs

Atlassian Senior Consultant (m/w/d)

catworkx-ag |  Winterthur | Vollzeit & Festanstellung

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Confluence und Jira Service Management im Einsatz an der JKU

Rund 21.000 Menschen studieren an der Johannes Kepler Universität Linz und können dabei aus mehr als 60 Studienrichtungen wählen. „Hilf KundInnen, sich selbst zu helfen“ – nach diesem Motto begann 2018 der Aufbau eines neuen Serviceportals, das mit Jira Service Management und Confluence umgesetzt wurde.

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Erfolgreiche Cloud-Migration bei Wien Energie

Wien Energie, ein führendes Unternehmen im Energiebereich, stand vor der Herausforderung, seine bestehenden Projektmanagement- und Dokumentationsplattformen von Jira und Confluence Server zu modernisieren. Man entschied sich, von Server in die Cloud zu migrieren. Die Cloud-basierte Lösung versprach eine nahtlose Integration von Updates und neuen Funktionen, um den gewachsenen Anforderungen des Unternehmens besser gerecht zu werden sowie einen höheren Sicherheitsstandard zu gewährleisten. Wien Energie setzte die erfolgreiche Cloud-Migration zusammen mit catworkx Österreich um.

Referenz

JSM-Lösung für maximale Kunden- und Service-Orientierung

Die ITENOS GmbH ist seit über 24 Jahren am Markt und ein erfahrener Spezialist für sichere IT- und Telekommunikationslösungen. Im Rahmen einer Digitalisierungsoffensive plante das Unternehmen, eine neue durchgängige Lösung für ITSM einzuführen und entschied sich für catworkx als Projektpartner.

Produkt 08.08.22

Jira Service Management

Leistungsstarke und intuitive Service-Management-Lösung für IT- und Service-Teams

News 02.02.22

Erfolgreiche Akquirierung: Atlassian übernimmt Percept.AI

Atlassian gibt die erfolgreiche Akquirierung von Percept.AI, dem Hersteller von KI-gestützter virtueller Agent-Technologie, bekannt. Atlassian plant, diese Technologie in Jira Service Management zu integrieren. Mit der Erweiterung der Frontline-Support-Funktionen soll Kunden ein intelligenter Ansatz für einen qualitativ hochwertigen und modernen Support geliefert werden.

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Kostenreduzierung durch zentrale Verwaltung von Lizenzen

Mit Unterstützung der catworkx implementierte adesso daher das „Atlassian-as-a-Service“ (SaaS)-Modell, mit dem alle Lizenzen unter einem Lizenzschlüssel zusammengefasst und über die Zentral-IT verwaltet werden.

Referenz

Aktualisierung und Erweiterung des Jira-Meldesystems

Die PS Parkhaus Service Nürnberg GmbH verwaltet acht Parkhäuser in der Innenstadt und fünf weitere im Stadtgebiet von Nürnberg. 2011 wurde catworkx beauftragt, ein Jira-System zur Meldungsverfolgung zu implementieren, das 2019 eine Aktualisierung und Erweiterung erhalten hat.

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Portfoliomanagement und Projektbudgetplanung/-kontrolle

Diebold Nixdorf ist weltweit tätig und produziert Hardware und Software für Banking- und Retail-Systeme. Als Controlling-Tool wurde zuletzt Excel genutzt, das zunehmend Schwächen aufwies. Die Einführung von Jira zeigte schnelle Verbesserungen bei der Abbildung der Portfolioplanung und des Forecasting.

Produkt 02.09.22

Jira Cloud

Jira Cloud bietet Teams eine flexible und skalierbare Plattform für Projektmanagement und die Planung und Nachverfolgung von Aufgaben.

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Abteilungsübergreifende Zeiterfassung im Großunternehmen

Durch die Auswertung und Analyse der Zeiterfassung im Unternehmen liegen Kennzahlen vor, die es der Geschäftsführung ermöglichen, Rückschlüsse auf die Produktivität zu ziehen. Dieser Use Case zeigt, wie eine abteilungsübergreifende Zeiterfassung mit Jira Software und Tempo umgesetzt werden kann.

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Jira Software als Steuerungstool in der Creation-Produktion

Mit seinen TV-Programmen erreicht der Münchener Sender HSE24 über 44 Millionen Haushalte. Für das Auftragsmanagement und die transparente Steuerung der Creation-Produktion war der Omnichannel-Retailer auf der Suche nach einem Tool. Die Lösung von catworkx: Der Einsatz von Jira Software.

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Customer Relationship Management mit Jira und Confluence

Die TOPMOTIVE Gruppe besteht aus Europas führenden Unternehmen für Katalog- und Informationssysteme sowie Services im Automotive Independent Aftermarket. Vertriebsrelevante Informationen in einem System erstellen, pflegen und anzeigen, war die Vision, die mithilfe von Atlassian-Tools Realität wurde.

Wissen 02.09.22

Atlassian Cloud Roadmap

Alles über das Ende des Supports für Atlassian-Server und welche Chancen und Lizensierungsmöglichkeiten sich daraus für Sie ergeben.

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Die gesamte Produktpalette von Atlassian ist darauf ausgerichtet, die Arbeit von Projekt-Teams zu optimieren.