Topmotive – Customer Relationship Management mit Jira und Confluence

Bereits 2014 fiel die Entscheidung, ein übergreifendes CRM im Unternehmen einzuführen. Die TOPMOTIVE Gruppe setzte unterschiedliche Systeme in den verschiedenen Abteilungen ein, was fehlende Synergien, schlechte Dokumentation von Kundendaten und lange Einarbeitungszeiten für neue Kollegen zur Folge hatte. „Meine Mission war es, einen umfassenden, transparenten, effizienten und benutzerfreundlichen Rahmen zu schaffen, um darüber auch Cross-Selling zu betreiben und so höhere Absatzmöglichkeiten zu identifizieren“, sagt Weigel. Er recherchierte und verglich unterschiedliche Anbieter von kollaborativer Software. Nach einigen Tests war für ihn klar, dass die Atlassian-Software Jira durch die integrierten Funktionalitäten und dem Kosten-Nutzen-Verhältnis das überzeugendste Produkt für sein Vorhaben ist. Für dieses wegweisende Ziel suchte er einen Partner mit spezialisierter und langjähriger Erfahrung und entschied sich für den Atlassian Platinum-Partner catworkx. „Die Kompetenz ist sehr hoch und der Umgang miteinander ist offen und ehrlich. Ich hatte von Anfang an ein sehr gutes Gefühl bei der Zusammenarbeit“, so Karsten Weigel.

Die Zielsetzung, einen umfassenden Kundenlebenszyklus zu schaffen, der nicht nur einen verbesserten Service, sondern auch Trackingmöglichkeiten und Cross-Selling-Effekte ermöglicht, wurde erreicht. Über die Standardisierung von Strukturen konnte ein nahtloser Übergang zwischen den einzelnen Bereichen geschaffen werden. „Unsere Kommunikation hat sich komplett geändert: Informationen sind viel leichter zugänglich“, resümiert Karsten Weigel. Im Rahmen der Implementierung von Jira in die unterschiedlichen Abteilungen wurden gleichzeitig die Prozesse der einzelnen Teams überarbeitet, standardisiert und so vereinfacht. Die Zahlen sind nun transparent: Es besteht durch die Umstellungen nun ein professionelles Reporting der Unternehmensaktivitäten.

Der gesamte Sales-Prozess wird inzwischen in Jira und Confluence abgebildet und erfasst – etwa in einem halben Jahr wird es eine erneute Prüfung geben und weitere Optimierungen aus den Learnings der vergangenen Monate stattfinden. Die TOPMOTIVE Gruppe wächst weiter und so entstehen fortlaufend neue Ideen: Das Unternehmen produziert inzwischen Videoseminare und Tutorials, die via Confluence zugänglich gemacht werden. So gelingt es, die unterschiedlichen Standorte auch zukünftig auf einen einheitlichen Wissensstand zu bringen.