Auch im Bereich Demand-Management konnte catworkx in einem Kundenprojekt die große Flexibilität von Jira unter Beweis stellen und aufzeigen, dass sich relevante Geschäftsdaten und Einflussfaktoren so optimal kanalisieren und bewerten lassen. Auf Basis von Jira hat catworkx, für ein international tätiges Hamburger Großunternehmen, ein individuelles Demand-Management mit Rating-Funktionalität entwickelt und in das bestehende Projektporfolio-Management des Unternehmens integriert. Anforderungen und Projektvorschläge lassen sich damit über einen Jira-Vorgang aufnehmen und können von Verantwortlichen, mithilfe einer Scorecard, einfach ausgewertet und verwaltet werden.
Integration von Demand- und Projektportfolio-Management in Jira
Das Projekt im Überblick
Highlights
- Prozessmodellierung für Demand-Management über einen speziellen Vorgangstyp und eigenem Workflow
- Integration von Demand- und Projektportfolio-Management
- Scorecard zur Sammlung und Qualifizierung sämtlicher Einflussfaktoren
- Neuer Feldtyp für Euro-Währungsfeld mit Post-Function zur Berechnung über Felder des Typs
- Frei konfigurierbare Scorecard-Funktionalität über beliebige Auswahlfelder und einstellbarer Gewichtung
- Bidirektionale Vorgangsdaten-Synchronisation zwischen Demand und Projekt
- Automatisierte Erstellung von Jira-Projekten als Post-Function
Eines der größten deutschen, international tätigen Unternehmen für Konsumgüter- und Einzelhandel, mit Sitz in Hamburg, verwendet für Projektportfolio-Management das Atlassian-Tool Jira. Dabei werden Projektvorhaben als Vorgänge mit einem speziellen Workflow zur Beantragung und Freigabe modelliert. Bevor es ein Wunsch bzw. Vorhaben überhaupt auf die Projektkandidatenliste schafft, ist es Aufgabe eines vorgeschalteten Demand-Managements, Geschäftsanforderungen zu kanalisieren, diese über Abteilungen hinweg zu bündeln und hinsichtlich ihres Geschäftswertes und ihrer Umsetzbarkeit zu bewerten.
Das Unternehmen wandte sich an catworkx mit dem Auftrag, ein Demand-Management zu implementieren, das ebenfalls auf Jira basiert. Das System sollte für Demands eine Reihe von Qualifizierungsmöglichkeiten im Sinne einer Scorecard bieten. Zum anderen sollte es mit dem bestehenden Portfolio-Management integriert werden, um eine nahtlose Übernahme von Daten, Kommentaren etc. zu gewährleisten.
Demand-Management mit Rating-Funktionalität
Vorrangiges Ziel der Implementierung des Demand-Managements war es, die Objektivität der Entscheidung zu erhöhen, ob eine eingereichte Anforderung an Hardware-Komponenten oder Software-Anwendungen als Change-Request oder als Projekt zu bewerten ist. Generell werden diese Entscheidungen unter Berücksichtigung einer Reihe verschiedenster Faktoren gefällt, wie das zu erwartende Investment, das wirtschaftliche Risiko, der Innovationsgrad oder die internationale oder organisationale Komplexität.
Damit die verantwortlichen Manager diese und weitere Faktoren aufnehmen, gegeneinander abwägen und bewerten können, entwickelte catworkx eine Rating-Funktion, die als Post-Function in den Demand-Workflow integriert wurde. Die Rating-Funktion kann, über die in Jira hinterlegten Auswahlfelder mit einstellbarer Gewichtung, flexibel konfiguriert werden.
Vernetzung von Demand-Management und Projektportfolio-Management
catworkx entwickelte das Demand-Management gemäß der Anforderungen des Unternehmens und integrierte es in das bestehende Projektporfolio-Management. So sind die jeweiligen Prozesse nun sehr eng miteinander verzahnt. Anforderungen und Projektvorschläge werden zunächst über einen Vorgang vom Typ “Demand” aufgenommen. Mit Unterstützung des Demand-Managers können die Fachabteilungen hierüber ihre Wünsche, Ideen und Bedürfnisse formulieren. Der Demand-Manager sammelt alle wesentlichen Daten und Einflussfaktoren, um sie anschließend mithilfe einer Scorecard auszuwerten. Anhand des so entstehenden Ratings fällt er die Entscheidung darüber, ob die Anforderung als Change-Request oder als Projekt behandelt werden muss. Mit der Entscheidung für die Weiterverfolgung als Projekt wird dann im Zuge der Projektantragsstellung ein Projektvorgang automatisiert angelegt und mit dem Demand-Vorgang verknüpft. Vorgenommene Daten-und Zustandsänderungen sowohl am Demand als auch am assoziierten Projekt werden kontrolliert auf Basis einer Feldabbildungstabelle in beide Richtungen synchronisiert.
Vom Demand bis zum tatsächlichen Jira-Projekt
catworkx hat nicht nur Demands mit Projekten auf Issue-Ebene verlinkt, sondern geht noch einen Schritt weiter. Mit der Freigabe von Projekten wird sogar noch als Folge eines entsprechenden Workflow-Übergangs das eigentliche Jira-Projekt automatisiert aus einem Projekt-Template angelegt. Dazu ist also insbesondere kein administrativer Eingriff im Jira zur manuellen Anlage und Konfiguration des Projektes mehr erforderlich.
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