Einfache Verwaltung von Urlaub, Krankheit und Abwesenheiten mit Jira

Aus catworkx-Sicht sind dem flexiblen Einsatz von Jira-Applikationen wie Jira Core kaum Grenzen gesetzt, was die Abbildung, Verwaltung und Verfolgung von Prozessen in Unternehmen anbelangt. Ein etwas untypischer Jira-Anwendungsfall, für den catworkx die App „Leave Management“ entwickelt hat, ist die Verwaltung von Abwesenheiten (z. B. Urlaub, Sonderurlaub, unbezahlter Urlaub, individuelle Abwesenheit, Krankheit). Für alle Mitarbeiter wird für jede Abwesenheitsart die Anzahl der Tage protokolliert und an einem Stichtag (z. B. Jahreswechsel) auf einen vorher festgesetzten Wert zurückgesetzt. Die verschiedenen Arten von Abwesenheit werden über spezielle Vorgangstypen mit maßgeschneiderten Arbeitsabläufen abgebildet.

Eine Stärke von Jira sind die umfangreichen Such- und Filtermöglichkeiten. Über entsprechend konfigurierte Filter und die Verwendung von Filter-Gadgets auf einem Dashboard, lassen sich unerledigte Urlaubsanträge schnell von einem Personalverantwortlichen ausfindig machen. Weiterführend können firmenweite oder mitarbeiterbezogene Auswertungen leicht visualisiert werden.

Der Workflow besteht aus den Zuständen “New”, “Submitted”, “Approved”, “Closed” und den Transitionen “Create”, “Submit”, “Approve”, “Reject” und “Confirm”. Zu Beginn erstellt man einen Antrag für die gewünschte Anzahl von freien Tagen und geht in den Zustand “New” über. Sind alle benötigten Informationen korrekt eingegeben und der Antrag erstellt, wird dieser zur Genehmigung eingereicht. Die verantwortliche Person/Stelle entscheidet, ob der Urlaubsantrag angenommen oder abgelehnt wird. Abgelehnte Anträge werden automatisch geschlossen. Angenommene Anträge befinden sich so lange im Zustand “Approved” bis der Mitarbeiter nach seinem Urlaub den Urlaubszeitraum bestätigt. Damit wird der Vorgang abgeschlossen. Für Krankheitstage ist standardmäßig keine Genehmigung erforderlich. Der Workflow besteht lediglich aus dem Erstellen einer Krankheitsmeldung. Nach der Genesung wird der Vorgang geschlossen.

Alle für die Workflow-Übergänge (Transitionen) benötigten Validatoren und Post-Functions werden über die catworkx-App “Leave Management” zur Verfügung gestellt. Dazu gehören z. B. das Hochzählen genommener Urlaubstage oder das Verknüpfen von Abwesenheitsvorgängen mit den entsprechenden Mitarbeitervorgängen.