Abteilungsübergreifende Zeiterfassung im Großunternehmen mit Jira Software und Tempo for Jira

Customer Story

Jedes Unternehmen stellt sich früher oder später die Frage nach der Erfassung der Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter. Wer wie viel Zeit für welches Projekt aufwendet, ist eine wichtige Information für das Projektmanagement und das Controlling. Durch die Auswertung und Analyse der Zeiterfassung liegen Kennzahlen vor, die es der Geschäftsführung ermöglichen, Rückschlüsse auf die Produktivität des Unternehmens zu ziehen.

Das Projekt im Überblick

Die Anforderungen

  • Implementierung eines neuen Systems für die Zeiterfassung

Die Lösung

  • Jira Software (Atlassian)
  • Tempo for Jira (Tempo)
  • Archivierungskonzept (catworkx)

Der Nutzen

  • Hohe User-Akzeptanz durch einfache Bedienung
  • Erstellen von benutzerdefinierten Berichten
  • Daten können zur Weiterverarbeitung exportiert werden
  • Aussagekräftigere Reports möglich (über ein zentrales Dashboard)

Abteilungsübergreifender Einsatz einheitlicher Zeiterfassung für alle Abteilungen

Ein weltweit tätiger Informationstechnikkonzern stand vor der Herausforderung, ein neues Zeiterfassungssystem zu implementieren. Die bisherige Lösung erwies sich als zu einseitig und zu kompliziert. Gesucht wurde nach einem Zeiterfassungssystem für alle Abteilungen, das einfach zu bedienen ist, komfortable Funktionen zur Auswertung der Arbeitszeiten bietet und vor allem eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern findet – insbesondere auch außerhalb der Entwicklungsabteilung. Den geeigneten Partner für die Umsetzung hat das Unternehmen in catworkx gefunden.

In dem Unternehmen wurde Jira Software bereits von der Entwicklungsabteilung genutzt. Ebenso besaß das Unternehmen eine Lizenz für die App “Tempo for Jira”, die eine einfache und vor allem benutzerfreundliche Zeiterfassung möglich macht. Während es die Mitarbeiter aus der Entwicklungsabteilung aufgrund der vorhandenen Systeme und Strukturen gewohnt waren, Arbeitszeit und -aufwand gegen fein granulare Tätigkeiten zu buchen, war es für die Mitarbeiter außerhalb der Entwicklung eine größere Umstellung: Hier erfolgte bislang nur eine sehr grobe Erfassung von Zeiten auf 25 globale Kostenträger im bis dahin verwendeten SAP-System. Eine effektive und übersichtliche Bereitstellung von Daten für das Controlling war in diesem Fall schwer möglich, da sehr viele Zeiten auf übergeordnete Sammelvorgänge gebucht wurden.

Die Lösung von catworkx:

Vorhandene Systeme und Lizenzen nutzen, um ein ganzheitliches, benutzerfreundliches und leistungsstarkes Zeiterfassungssystem über alle Abteilungen hinweg schnell zu implementieren und zu etablieren

Akzeptanz bei den Mitarbeitern schaffen, die bislang sehr grob und nur auf globale Kostenträger gebucht haben

Erwartbare Probleme schon bei der Konzeptionierung berücksichtigen, wie zum Beispiel das zu starke Heranwachsen der Vorgangshistorie in Jira

Herausforderung und Realisierung

Während das Konzept die Nutzung des bereits vorhandenen Werkzeugs für die Zeiterfassung (“Tempo for Jira”) für alle Mitarbeiter im Unternehmen vorsah, galt es zusätzlich, die Mitarbeiter außerhalb der Entwicklung sukzessive an die Buchung von Zeiten auf kleinteilig aufgeschlüsselte Tätigkeiten heranzuführen. Die Erfahrung durch den Umgang mit dem Vorgängersystem (SAP) führte dazu, dass die Mitarbeiter einem neuen Zeiterfassungssystem skeptisch gegenüber standen. Die naheliegende Lösung lag darin, die Daten der 25 Kostenträger aus dem SAP-System auf 25 Jira-Sammelvorgängen zu übertragen und somit eine ähnliche Anwendungsumgebung zu schaffen.

catworkx-Archivkonzept löst Performanceprobleme

However, the growth of time-logs entailed certain consequential problems. If a task is stored in Jira as a rough collective task to which a large number of employees post their times, then the number of worklogs grows immeasurably. Such endless processes cause performance problems in the long run if the process is not reset regularly. The problem was solved by a special archive concept developed by catworkx, which was implemented in the company.

Neue Zeiterfassung gewinnt an Akzeptanz im Unternehmen

Die Anwendung Jira Software in Verbindung mit der App “Tempo for Jira” zur Zeiterfassung hat mittlerweile auch außerhalb des Entwicklungsbereichs an Akzeptanz bei den Mitarbeitern gewonnen. Zusammen mit dem Archivierungskonzept von catworkx wurde die Lösung weiter professionalisiert und auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten. Davon profitiert auch das Management: Per Knopfdruck und aus dem Dashboard heraus, können jetzt schnell und übersichtlich aussagekräftige Reports erstellt werden.

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No Tag 12.09.22

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