Der catworkx-Ansatz für Lifecycle-Management von IT-Inventar auf Basis von Jira und Confluence: Der Lebenszyklus des Inventars wird hierbei als spezifischer Jira-Workflow modelliert sowie verschiedene Inventarkategorien (z. B. Server, Appliance, Applikation oder Lizenz) als Vorgangstypen abgebildet und verwaltet. Für eine weiterführende Dokumentation bietet sich die nahtlose Integration von Confluence perfekt an.
Inventarmanagement mit Jira und Confluence von Atlassian
Das Projekt im Überblick
Highlights
- Modellierung von IT-Inventar als Vorgang mit Lebenszyklus als Workflow
- Auto-Erstellung und -Verlinkung von Service- und Vertriebsaufgaben zu Inventar
- Bidirektionale Verlinkung auf Confluence-Seiten für Zusatzdokumentation
- Spezifische Filter und Dashboards für Wartungsplanung und Patchmanagement
- Vorgangs- und Kommentarverlauf in Verbindung mit verlinkten Vorgängen als Lebenszyklus-Dokumentation
Als Atlassian-Dienstleister und Spezialist für IT-Infrastrukturlösungen, betreut die catworkx GmbH derzeit mehr als 350 kunden- und hauseigene Server unterschiedlichster Bauart, die mit verschiedenen Betriebssystemen, Komponenten und Applikationen ausgestattet sind. Für die Verwaltung und zuverlässige Betreuung der zahlreichen Instanzen, ist ein effektives Inventarmanagement natürlich unerlässlich.
Im Markt werden viele Speziallösungen für Inventar- oder Bestandsmanagement (Assetmanagement) von Servern, Desktops, Applikationen und Lizenzen angeboten. Häufig sind diese Lösungen jedoch auf die reine Verwaltung der Maschinen, in Verbindung mit der automatisierten Erhebung der Daten über das Netzwerk, ausgerichtet. Oftmals fehlt ein nahtlos integriertes Prozessmanagement zur Dokumentation der Vorgänge, die im Rahmen der Verwaltungsaufgaben anfallen.
Die Systeme sind zudem sehr teuer und haben in der Regel keine Schnittstelle zu Jira, das bei catworkx als zentrales System für die Bearbeitung sämtlicher Vorgänge/Aufgaben eingesetzt wird, wie Service-, Vertriebs-, Entwicklungs- oder auch allgemeine Verwaltungsaufgaben. Typischerweise fehlt auch eine Integration zur IT-Dokumentation, für ein schnelles Auffinden von unstrukturierten Zusatzinformationen oder Wartungsanleitungen, die man durch das nahtlose Zusammenspiel von Jira mit Confluence quasi geschenkt bekommt.
Die Anforderung: Inventarmanagement und verbundene Vorgänge in einem System
Da die auf dem Markt erhältlichen Lösungen den Anforderungen von catworkx nicht entsprachen, beschloss das Unternehmen, selbst eine Verwaltung auf Basis von Jira und Confluence zu implementieren, die das Lifecycle-Management von IT-Inventar ohne Medienbrüche erlaubt, einschließlich der damit verbundenen Vorgänge.
Der Lösungsansatz:
Die Inventarkategorien Server, Appliance, Applikation und Lizenz werden auf Vorgangstypen abgebildet. Für jede Kategorie ist mit dem Vorgangstyp ein individuelles Feldschema verbunden. Die Möglichkeit zur Verlinkung von Jira-Vorgängen wird genutzt, um auszudrücken, dass eine Applikation auf einem Server installiert ist bzw. dass eine Applikation eine Lizenz besitzt.
Der Lebenszyklus des Inventars wird als spezifischer Workflow modelliert. Übergänge im Workflow repräsentieren dabei typische Wartungsarbeiten, die separate aber automatisch verlinkte Vorgänge auslösen, auf denen Arbeitszeiten gebucht werden. Aufwendigere Tätigkeiten, aber auch z. B. Lizenzerneuerungen, führen üblicherweise über einen vertrieblichen Vorgang, der ebenfalls automatisiert ausgelöst und mit dem Inventar verlinkt wird. Wird eine erweiterte schriftliche und/oder grafische Dokumentation benötigt, kann zusätzlich eine bidirektionale Verlinkung auf Confluence-Seiten erfolgen, wo die Dokumentation erstellt und gepflegt wird.
Spezifische Filter und Dashboards für optimale Bestandsübersicht:
Ein Riesenvorteil in der Verwendung von Jira ist die besonders leistungsstarke Suchfunktion (JQL), in Verbindung mit einem hochflexiblen Filter- und Dashboard-Management. Durch abgespeicherte Suchen (Filter) insbesondere über Zeiträume und Datumsfelder, die mit individueller Spaltenkonfiguration auf entsprechende Management-Dashboards projiziert sind, lassen sich hervorragend Wartungspläne ableiten oder Eskalationssituationen aufdecken.
Lizenzmanagement mit integriertem Verkaufs-Workflow und LDAP2Jira:
Auch das Lizenzmanagement gestaltet sich mit der Jira-Anwendung ausgesprochen komfortabel. Durch die Nutzung von Filtern werden die Lizenzen im Dashboard aufgelistet, die in einem bestimmten Zeitraum ablaufen, der vom Anwender frei definiert werden kann.
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